Quand on entend « automatisation », on imagine souvent un gros projet informatique. Dans une petite organisation, les meilleures premières automatisations sont l'inverse : petites, ennuyeuses, et répétées chaque semaine. Voici un exercice simple pour trouver les vôtres, en une heure environ.
Étape 1 : lister ce qui revient chaque semaine
Demandez à chaque membre de votre équipe de noter les tâches qu'il fait au moins une fois par semaine et qui lui semblent répétitives. Aucun filtre à cette étape. Réponses typiques : transférer les demandes à la bonne personne, relancer des courriels restés sans réponse, recopier les informations d'un formulaire dans un tableur, écrire le même genre de réponse, préparer le rapport de la semaine.
Étape 2 : estimer le temps
Pour chaque tâche, notez deux chiffres : combien de fois par semaine, et combien de minutes chaque fois. Multipliez. Une tâche faite 20 fois par semaine pendant 5 minutes représente plus d'une heure et demie par semaine, soit près de 80 heures par an. Vous serez surpris de ce qui s'accumule.
Étape 3 : appliquer le test de l'automatisation simple
Une bonne première automatisation comporte trois éléments :
- Un déclencheur clair : un formulaire est envoyé, un courriel arrive, une date est atteinte.
- Une action principale : résumer, trier, rédiger, rappeler, copier.
- Un résultat livré : un message à la bonne personne, une ligne dans un tableur, un brouillon prêt à relire.
Si vous ne pouvez pas décrire la tâche de cette façon, ce n'est probablement pas une bonne première candidate.
Étape 4 : retirer ce qui doit rester humain
Certaines tâches sont répétitives mais ne devraient pas être automatisées : tout ce qui décide du sort d'une personne, tout ce qui touche des informations confidentielles sans outil approuvé, et tout ce où une erreur serait difficile à réparer. Pour ces tâches, l'IA peut aider à préparer le travail, mais c'est une personne qui décide.
Règle simple : automatiser la préparation, garder la décision humaine. Un brouillon de réponse qu'une personne approuve en dix secondes est un gain énorme. Une réponse envoyée automatiquement au mauvais client ne l'est pas.
Étape 5 : en choisir trois
Classez les tâches restantes selon le temps gagné et choisissez les trois premières. Idéalement, prenez des tâches de personnes différentes, pour que toute l'équipe voie le bénéfice. Mesurez ensuite le temps passé avant et après. C'est ce chiffre qui convaincra votre équipe, et votre conseil d'administration, d'aller plus loin.
Trois exemples qui reviennent souvent
- Une demande reçue par le formulaire du site est résumée et transmise à la bonne personne avec un brouillon de réponse.
- Une relance part automatiquement quand une demande reste sans réponse depuis deux jours.
- Un résumé hebdomadaire d'activité est préparé à partir de votre tableur et vérifié avant d'être envoyé.
Cet exercice est exactement celui que nous utilisons pour choisir les trois automatisations d'IA Prête 30. Si vous voulez le faire avec nous, le diagnostic IA gratuit de 30 minutes est un bon point de départ : nous listerons et classerons vos tâches ensemble.