Les agents conversationnels publics sont utiles, rapides et souvent gratuits. C'est justement pour ça qu'on y colle des choses sans réfléchir. Selon l'outil et les paramètres du compte, ce que vous tapez peut être conservé, examiné ou utilisé pour améliorer les modèles du fournisseur. Pour la plupart des tâches quotidiennes, ce n'est pas un problème. Pour certaines informations, ça l'est.
Voici cinq types d'informations que votre personnel devrait garder hors des outils d'IA publics, sauf si votre organisation a expressément approuvé un outil pour cet usage.
1. Les renseignements personnels de clients, de membres ou de patients
Noms, adresses, dates de naissance, numéros de téléphone, informations de santé, notes de dossier. C'est l'erreur la plus fréquente, souvent faite avec de bonnes intentions : « Peux-tu m'aider à répondre à Mme Tremblay au sujet de son dossier ? » La solution est simple : retirer ou remplacer les éléments qui permettent d'identifier la personne avant de demander de l'aide.
2. Les informations couvertes par le secret professionnel
Dossiers juridiques, documents comptables, notes de consultation, tout ce que votre ordre professionnel vous oblige à protéger. Pour ces informations, la règle doit être claire : jamais dans un outil public, même anonymisées, sauf si votre organisation dispose d'un outil approuvé pour cet usage.
3. Les données financières et bancaires
Numéros de compte, numéros de carte, paie, salaires, informations de paiement des donateurs. Aucune tâche courante n'exige de les donner à un outil d'IA.
4. Les mots de passe et codes d'accès
Ça semble évident, mais des mots de passe se retrouvent dans des courriels collés, des captures d'écran et des fichiers de configuration. Demandez au personnel de vérifier ce qu'il colle, pas seulement ce qu'il tape.
5. Les documents stratégiques non publiés
Budgets préliminaires, contrats en négociation, discussions du conseil d'administration, demandes de subvention pas encore déposées. Ils ne contiennent pas forcément de renseignements personnels, mais ils vous appartiennent, et les partager avec un service externe est une décision qui revient à la direction, pas à une personne seule.
Un test simple pour le personnel : « Serais-je à l'aise si ce texte était lu par quelqu'un d'extérieur à notre organisation ? » Si la réponse est non, il reste hors des outils d'IA publics.
Comment obtenir quand même l'aide recherchée
- Anonymiser : remplacer les noms par « Client A », retirer les dates et les adresses, ne garder que la structure du problème.
- Décrire au lieu de coller : « Aide-moi à écrire un rappel poli pour une facture impayée » fonctionne très bien sans la facture.
- Utiliser un outil approuvé : certaines offres entreprise donnent des engagements plus stricts sur les données. Choisissez-en une, vérifiez ses paramètres et faites-en l'outil officiel.
Ces règles fonctionnent mieux quand elles sont écrites et expliquées, pas seulement retenues. Notre modèle gratuit de politique d'usage de l'IA comprend une classification en trois niveaux prête à adapter. Vous pouvez aussi lire comment nous traitons cette question dans nos projets sur notre page sur la protection des données.